Algemene voorwaarden

Vergaderlocatie Zoetermeer – versie juni 2025

Artikel 1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• Aanbod: iedere aanbieding van Vergaderlocatie Zoetermeer tot het beschikbaar stellen van ruimtes of bijbehorende diensten.

• Afnemer: de natuurlijke of rechtspersoon die bij Vergaderlocatie Zoetermeer een reservering maakt.

• Boeking: de overeenkomst tot huur van een vergaderruimte of faciliteit op een overeengekomen datum en tijd.

• Diensten: alle werkzaamheden en service-elementen die voortvloeien uit een Boeking (zoals catering, audiovisuele ondersteuning of extra voorzieningen).

• Vergaderlocatie Zoetermeer: de handelsnaam van de locatie gevestigd aan [adres invullen], onderdeel van [bedrijfsnaam invullen], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer invullen].

• Overeenkomst: iedere mondelinge of schriftelijke afspraak tussen Vergaderlocatie Zoetermeer en Afnemer over de huur van ruimtes of het leveren van aanverwante diensten.

Artikel 2. Toepasselijkheid

2.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, boekingen en overeenkomsten met betrekking tot de vergaderruimtes en aanvullende diensten.
2.2. Afwijkingen zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen.
2.3. Eventuele algemene voorwaarden van Afnemer worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Artikel 3. Totstandkoming boeking

3.1. Een boeking komt tot stand na schriftelijke bevestiging (waaronder ook per e-mail) door Vergaderlocatie Zoetermeer.
3.2. Vergaderlocatie Zoetermeer behoudt zich het recht voor een aanvraag te weigeren, bijvoorbeeld bij overboeking of ongeschiktheid van het gebruiksdoel.
3.3. In alle gevallen geldt: een boeking is pas definitief nadat de Afnemer een bevestiging van ontvangst en akkoord heeft ontvangen.

Artikel 4. Prijzen en betaling

4.1. Alle prijzen zijn exclusief btw en eventuele bijkomende kosten, zoals catering of technische ondersteuning, tenzij anders vermeld.
4.2. Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.
4.3. Bij niet-tijdige betaling is Afnemer van rechtswege in verzuim en kunnen extra kosten en rente worden berekend.
4.4. Indien Vergaderlocatie Zoetermeer incassomaatregelen moet treffen, komen alle kosten voor rekening van Afnemer.

Artikel 5. Annulering

5.1. Annulering van een boeking dient schriftelijk (per e-mail) te gebeuren.
5.2. Bij annulering tot 14 dagen voor aanvang is Afnemer geen kosten verschuldigd.
5.3. Bij annulering tussen 14 en 7 dagen voor aanvang is 50% van het totaalbedrag verschuldigd.
5.4. Bij annulering binnen 7 dagen voor aanvang is het volledige bedrag verschuldigd.
5.5. Indien Afnemer zonder annulering geen gebruikmaakt van de gereserveerde ruimte, blijft het volledige bedrag verschuldigd.

Artikel 6. Gebruik van de locatie

6.1. Afnemer is verantwoordelijk voor het gebruik van de ruimte en eventuele schade veroorzaakt door deelnemers van de bijeenkomst.
6.2. Het is niet toegestaan de ruimte te gebruiken voor andere doeleinden dan waarvoor geboekt, zonder voorafgaande toestemming.
6.3. Afnemer dient zich te houden aan huisregels en aanwijzingen van personeel.
6.4. Extra kosten voor schoonmaak of schade worden achteraf gefactureerd aan Afnemer.

Artikel 7. Aansprakelijkheid

7.1. Vergaderlocatie Zoetermeer is niet aansprakelijk voor schade of verlies van eigendommen van Afnemer of deelnemers.
7.2. Vergaderlocatie Zoetermeer is alleen aansprakelijk voor directe schade als gevolg van opzet of grove nalatigheid.
7.3. In alle gevallen is de aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende Boeking.

Artikel 8. Overmacht

8.1. Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid buiten de wil van Vergaderlocatie Zoetermeer waardoor nakoming tijdelijk of blijvend onmogelijk is.
8.2. In geval van overmacht heeft Vergaderlocatie Zoetermeer het recht een Boeking te annuleren of te verplaatsen zonder schadeplichtigheid.

Artikel 9. Klachten

9.1. Klachten over de dienstverlening dienen uiterlijk binnen 5 werkdagen na gebruik schriftelijk gemeld te worden.
9.2. Indien een klacht gegrond wordt bevonden, zal Vergaderlocatie Zoetermeer zich inspannen om tot een passende oplossing te komen.